E-Sign für PDF-Dokumente

Eine unserer Top-Prioritäten bei pdfforge ist es, Ihren Workflow zu optimieren. Falls Sie bereits einige unserer vorherigen Artikel gelesen haben, wissen Sie bereits, dass Funktionen wie das Automatische Speichern von PDFs und Benutzertokens in PDF-Dateien Ihnen beim Zeitsparen helfen. In diesem Artikel beschreiben wir eine weitere Zeit und Geld sparende Funktion. Eine Funktion, die einen Vorgang aus der nicht-digitalen Welt auf elektronische Weise in Ihren Workflow integriert. Die Rede ist von elektronischen Signaturen (E-Sign).

Der Prozess des Drucken, Unterschreiben, Scannen und Versenden gehört der Vergangenheit an. Statt dessen können Sie Ihr Dokument direkt in PDF Architect für das E-Sign vorbereiten, senden und verfolgen. Dies gilt sowohl für einzelne Unterzeichner als auch für mehrere Unterzeichner, sowie für einzelne Dokumente als auch für mehrere Dokumente.

Wie erstelle ich eine elektronische Signatur?

Als Dokument-Besitzer, erstellen Sie ein E-Sign-Paket mit PDF Architect, in welchem Sie die einzelnen Schritte des Workflows sowie die Dokumente und teilnehmenden Personen definieren. Mit der Funktion Erweitertes Senden funktioniert das folgendermaßen:

  • Wählen Sie die Dokumente, die unterzeichnet werden sollen
  • Geben Sie Namen und E-Mail-Adresse des Unterzeichners ein
  • Fügen Sie dem Dokument ein Signaturfeld hinzu um die Platzierung der Signatur festzulegen
  • Optional fügen Sie Felder wie z.B. Datum und Firma des Unterzeichners hinzu
  • Legen Sie ein Zeitlimit und eine Reihenfolge für die Ausführung der Signaturen fest
  • Wählen Sie bei Bedarf weitere Dokumente oder Informationen aus, die vom Unterzeichner benötigt werden
  • Klicken Sie auf 'Paket senden' um es per E-Mail an alle Unterzeichner zu senden
ESign Screenshot
ESign Screenshot
ESign Screenshot

Falls Sie sich fragen, wie eine elektronische Signatur aussieht, wird es Sie vielleicht überraschen, dass eine visuelle Darstellung im Grunde gar nicht benötigt wird. Wir sind nur einfach daran gewöhnt, die Unterschrift im Dokument zu sehen und daher kann sie auf folgende Arten eingebracht werden: Sie wählen eine Signatur-Vorlage aus, laden ein Bild Ihrer Unterschrift hoch oder Sie zeichen sie mit Ihrer Maus.

ESign Signature

Das Monitoring der einzelnen Signierprozesse geschieht über Ihren Posteingang in PDF Architect. Hier erhalten Sie einen Überblick darüber, wer das Dokument bereits unterzeichnet hat und können darüber hinaus Erinnerungen versenden sowie sämtliche Dokumente herunterladen. Sie erhalten außerdem eine E-Mail sobald ein Signierprozess abgeschlossen ist.

ESign Inbox

Sind elektronische Signaturen rechtsgültig und verbindlich?

Für die Gültigkeit elektronischer Signaturen gelten unterschiedliche, länderabhängige Regulierungen. In der Europäischen Union ist durch die eIDAS für die sogenannte fortgeschrittene elektronische Signatur Folgendes festgelegt: Sie muss dem Unterzeichner eindeutig zugeordnet sein und die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen. Außerdem muss sie mit Mitteln, die unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners stehen, erstellt werden sowie mit den Daten, auf die sie sich bezieht, so verknüpft sein, dass sie ihre Gültigkeit verliert sobald der Inhalt nachträglich verändert wurde.

Jedoch gibt es Ausnahmen bezüglich der Art des Dokumentes, zum Beispiel im Arbeitsrecht. Hier gilt die elektronische Signatur u.a. weder für begrenzte Arbeitsverträge noch für Kündigungschreiben. Daher empfehlen wir, die für Ihren Standort und Dokumententyp gültigen Richtlinien für elektronische Signaturen immer zunächst zu überprüfen.

In PDF Architect erhält der Besitzer des E-Sign-Dokumentes eine "elektronische Nachweiszusammenfassung", die jeden einzelnen Schritt des Signierprozesses genau aufzeichnet und dokumentiert. Dies beinhaltet Datum und Uhrzeit für das Ansehen, Signieren und Bestätigen durch jede einzelne Person. Am Ende des Signierprozesses wird dem Dokument automatisch, durch LULU Software als Zertifizierungsstelle, ein Echtheitszertifikat hinzugefügt.

Zum Schluss noch ein Tipp von uns: Im Zweifelsfalls sollten Sie bei regelmäßigem Dokumentenaustausch eine Rahmenvereinbarung abschließen, welche die Gültigkeit der elektronischen Signaturen festlegt. Dies bedeutet zwar doch noch einmal einen Gang zur Post, aber anschließend ist eine Menge Zeit gespart.