Automatisieren Sie Ihre PDF-Dateien mit einem PDF Converter

In diesem Artikel geht es um PDF-Automatisierung im Zusammenhang mit PDF-Erstellung. Wir werfen einen Blick auf die Möglichkeiten und Vorteile eines PDF-Konverters, der eine Vielzahl von Funktionalitäten rund um die PDF-Stapelverarbeitung automatisieren kann.

Für Anwender, die eine große Anzahl von Dokumenten verarbeiten müssen, ist es äußerst hilfreich, wenn sie die Möglichkeit haben, ihre Arbeit mit PDF-Dokumenten durch zusätzliche Schritte zu erweitern.

Aber beginnen wir einmal ganz von vorne. Das PDF-Format ist heutzutage Standard, wenn es um die gemeinsame Nutzung von Dokumenten geht, und es ist sehr einfach, eine PDF-Datei zu erstellen. Die meisten Tools enthalten bereits die Option "Als PDF speichern". Wenn Sie jedoch eine PDF-Datei aus verschiedenen Quellen erstellen (z. B. Microsoft Office, Bilder, Bildschirmaufnahmen) und alle Dateien in einem Dokument zusammenfassen möchten, benötigen Sie die richtige Software, mit der Sie dies einfach und schnell bewerkstelligen können. Sofern die Dateien druckfähig sind, können Sie einen PDF-Konverter verwenden und eine PDF-Datei erstellen.

Nach der PDF-Erstellung können Sie intelligente Automatisierungsfunktionen nutzen, die eine PDF-Automatisierungssoftware wie PDFCreator zu bieten hat.

Neben der Möglichkeit, mehrere Dateien im Stapelverfahren in PDF zu konvertieren, können viele der im PDFCreator enthaltenen Funktionen automatisiert werden. Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten:

Wenn Sie Ihre Datei nicht speichern möchten, z. B. um Speicherplatz auf Ihrem lokalen Gerät zu sparen, oder wenn Sie sie speichern und die PDF zusätzlich an eine vordefinierte E-Mail-Adresse senden möchten, können Sie dies in den Einstellungen festlegen, so dass dies bei jeder Konvertierung einer PDF-Datei automatisch geschieht. Dies ist für verschiedene Profile möglich, so dass Sie je nachdem, von wo aus Sie drucken, individuelle Einstellungen wählen können. So können Sie z. B. alle Rechnungen an Ihre Rechnungs-E-Mail-Adresse schicken und Berichte automatisch an eine andere Adresse.

Wenn Sie regelmäßig mit PDFs arbeiten, die alle ein ähnliches Muster aufweisen, können Sie sich mit Benutzer-Tokens viele unnötige Schritte und Wiederholungen sparen. Sie fungieren als Platzhalter für bestimmte Werte, die Sie entsprechend Ihren Anforderungen definieren. Das bedeutet, dass Sie sich jegliche Interaktion mit Ihrem PDF Converter sparen können, da er diese Werte automatisch ausfüllt.

 Ein Beispiel: Wenn Sie viele Rechnungen als PDF erstellen, können Benutzer-Token automatisch die Rechnungsnummer, den Kundennamen oder andere Informationen in den Dateinamen der Rechnung einfügen. Dies ist in wenigen Schritten einfach einzurichten.

Es ist möglich, mehrere Dateien als Anhang zu Ihren PDF-Dateien hinzuzufügen. Dies kann so vorkonfiguriert werden, dass es automatisch vor oder nach der Konvertierung geschieht. Sie können auch zusätzliche Anhänge zu E-Mails hinzufügen, die Sie mit PDFCreator versenden. Dadurch entfällt der Schritt des Versendens einer zusätzlichen E-Mail, und es hilft, alles an einem Ort zu sammeln.

Sie können auch mehrere Seiten als Deckblatt oder Hintergrund zu Ihren PDFs hinzufügen. Je nachdem, aus wie vielen Seiten Ihre Deckblatt- oder Hintergrunddatei besteht, wählen Sie die Art der Wiederholung für die Seiten aus. Das heißt, wenn Ihre erste Seite ein anderes Layout hat als die übrigen Seiten, werden die ersten Deck- oder Hintergrundseiten festgelegt, während die letzte Seite bis zum Ende des Dokuments wiederholt wird.

Wenn Sie mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen zusammenfassen möchten, können Sie neue Dateien automatisch zusammenfügen, wenn Sie in eine bestehende Datei speichern. Das heißt, wenn die Zieldatei bereits existiert, wird das neue Dokument automatisch mit der vorhandenen Datei zusammengefügt, ohne dass Sie eingreifen müssen.

Eine weitere sehr praktische und hilfreiche Funktion ist ein Benutzer-Token für die Teilung eines Dokuments. Wenn Sie dieses Token in ein Dokument einfügen, wird das PDF automatisch an der angegebenen Stelle geteilt, an der das Token platziert wurde, und ein neues Dokument mit dem nachfolgenden Inhalt wird erstellt.

Die Sicherheit und der Schutz von Daten sind einer der wichtigsten Faktoren für Unternehmen und auch für viele private Nutzer, die sensible Daten schützen müssen. Daher ist der Sicherheitsaspekt des PDF-Formats einer der Hauptgründe für seine Beliebtheit. Sie können Ihre PDF-Dateien verschlüsseln und mit einem Passwort schützen, und Sie können PDF-Dateien sogar digital signieren. All dies kann im PDFCreator manuell oder automatisch eingestellt werden.

Eine alternative Möglichkeit der Datensicherheit ist die Option, Ihre PDF-Dateien mit einem Wasserzeichen zu versehen.

Zusätzliche Sicherheit bietet das Hochladen Ihrer PDF-Dateien auf einen FTP-Server über SFTP. Das bedeutet, dass Ihre Daten Ende-zu-Ende verschlüsselt werden, was eine weitere Sicherheitsebene darstellt.

PDFCreator ist eine Desktop-Anwendung, die in der lokalen IT-Infrastruktur installiert und eingesetzt wird. Im Gegensatz zu SAAS- und Cloud-Lösungen, die eine Kontrolle im firmeneigenen Netzwerk ermöglichen.

 Wenn Sie einen Proxy-Server verwenden, haben Sie eine zusätzliche Sicherheitsebene.

 Tipp: Auf Anfrage bieten wir eine Lösung für lokale Umgebungen an mit der Sie autark und unabhängig arbeiten können, ohne auf eine Cloud oder Internetverbindung angewiesen zu sein.

Die Funktionalität von PDFCreator kann von jeder COM-fähigen Anwendung genutzt werden. So können Anwender eigene C#-Skripte schreiben, die Zugriff auf die gesamten Auftragsdaten haben. Diese benutzerdefinierten Skripte können vor und nach der Konvertierung integriert werden. Somit ist ein kompletter Zugriff auf das .NET-Framework erlaubt und es können kompatible externe Bibliotheken referenziert werden.

Viele der oben genannten sowie weitere Funktionen lassen sich mit der "Action"-Funktion von PDFCreator leicht in Ihren Workflow integrieren. Mit ihr können Sie einfach und schnell Arbeitsschritte aktivieren und eine individuelle Reihenfolge festlegen, in der diese Aktionen vor oder nach jeder Konvertierung ausgeführt werden sollen. Hier finden Sie eine vollständige Liste aller im PDFCreator verfügbaren Aktionen:

Die PDF-Automatisierung hilft Ihnen, viele Ihrer dokumentenbasierten Prozesse zu verbessern. Ein PDF-Konverter mit Automatisierung

• verfügt über die notwendigen Funktionen, um eine große Menge an Dokumenten zu verarbeiten und zu automatisieren
• befreit Ihren Arbeitsablauf von sich wiederholenden Schritten
• ermöglicht es Ihnen, Ihre Ziele schneller zu erreichen, da Sie Zeit und Geld sparen

Obwohl Sie einige Automatisierungsfunktionen in PDFCreator Free nutzen können, empfehlen wir Ihnen, eine unserer vollwertigen PDFCreator-Business-Editionen zu verwenden. Diese sind für jede IT-Umgebung erhältlich und erlauben Ihnen die optimale Nutzung aller Funktionen für Ihr Unternehmen.

Intelligente PDF-Automatisierung wird in vielen Branchen eingesetzt, in denen regelmäßig große Mengen an digitalen Dokumenten anfallen. Dazu gehören z.B. Versicherungen, Finanzinstitute und das Gesundheitswesen. Egal in welcher Branche Sie tätig sind: wenn Sie regelmäßig viele Dokumente sicher verarbeiten möchten und Ihr Unternehmen von der Automatisierung sich wiederholender Arbeitsschritte profitieren könnte, dann laden Sie PDFCreator herunter. Neben Adobe ist es DAS Top-Tool, das seit mehr als 15 Jahren vielen Unternehmen weltweit hilft.