Workflow optimieren mit PDF

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Für viele Leute und Unternehmen bedeutet das Erstellen von PDF-Dateien viel mehr als das Konvertieren einer Datei in PDF. Es besteht zum Beispiel die Möglichkeit, einen Hintergrund zu einer PDF-Datei hinzuzufügen, sie mit einem Passwort zu sichern oder mit Benutzertoken zu arbeiten. Andere Optionen sind das Senden von PDFs mit Dropbox oder als E-Mail direkt nach der Konvertierung. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie unser Workflow Editor Ihnen helfen kann, diese Funktionen in Ihrer gewünschten, individuellen Reihenfolge zu automatisieren.

Ganz gleich welche Anforderungen Sie haben - wenn Sie täglich eine große Menge an PDFs konvertieren, wird es Ihnen wahrscheinlich sehr helfen, dass viele Funktionen in PDFCreator automatisiert werden können. Aber es geht noch besser! Mit dem Workflow Editor können Sie sogar die Reihenfolge festlegen, in denen die unterschiedlichen Funktionen ausgeführt werden sollen. Schauen wir uns dies einmal genauer an.

In den Profil-Einstellungen in PDFCreator haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Profile zu definieren. Jedes von ihnen enthält Einstellungen, die vorgeben was mit Ihren konvertierten Dateien geschieht. Wenn Sie den Workflow Editor aktivieren, werden diese Einstellungen oder Aktionen in drei Kategorien aufgeteilt: Vorbereitung, Verändern und Senden. Um eine eigene Reihenfolge festzulegen, in der die Aktionen ausgeführt werden sollen, müssen Sie zunächst die Aktionen auswählen, die Sie zum Profil hinzufügen möchten. Dies geschieht in dem Sie unten auf 'Aktion hinzufügen' klicken. Anschließend können Sie die grauen Aktionsboxen in die gewünschte Reihenfolge verschieben. Eine Ausnahme bilden dabei wichtige Aktionen wie zum Beispiel die Verschlüsselung einer Datei. Für diese stellt PDFCreator sicher, dass sie vor bestimmten anderen Aktionen ausgeführt werden, was zur Folge hat, dass diese Aktionsboxen nicht frei verschoben werden können.

Nachdem die Aktionen hinzugefügt wurden, können Sie ganz einfach bearbeitet werden indem Sie auf das Schraubenschlüssel-Symbol klicken. Sobald die eigene Reihenfolge gespeichert wurde, wendet PDFCreator sie bei jeder Konvertierung mit diesem Profil an.

Arbeiten Sie also täglich mit vielen PDF-Dateien, kann der Workflow Editor sehr nützlich sein. Er lässt Sie über die Reihenfolge der Funktionen bestimmen, die am besten zu Ihren Anforderungen passen. Übrigens würden wir uns freuen zu hören, für welche Bereiche und Aufgaben Sie PDFCreator nutzen. Gibt es eine Funktion oder Einstellung, die Sie vermissen und die für Ihren Workflow hilfreich sein könnte? Lassen Sie es uns wissen über https://support.pdfforge.org

Unser Quick Step Guide:

Wie Sie Ihren Workflow für PDF-Dateien verbessern

  • Laden Sie PDFCreator herunter
  • Gehen Sie zum Reiter Profile und stellen Sie sicher, dass die Eigene Reihenfolge aktiviert ist (grün)
  • Klicken Sie auf Aktion hinzfügen und fügen Sie die gewünschten Aktionen hinzu
  • Verschieben Sie die Boxen in die gewünschte Reihenfolge und bearbeiten Sie sie über das Schraubenschlüssel-Symbol

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