Was ist PDF/A?

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PDF/A ist eine spezielle Art von PDF die für die Langzeitarchivierung und Erhaltung von elektronischen Dokumenten entwickelt wurde. Statt endlosen Aktenregalen und Aktenordnern für Papierdokumente, besteht in unserer modernen digitalen Welt der Bedarf nach einer Methode, die ein einfaches Abrufen und Darstellen von Dokumenten für eine lange Zeit sicherstellt. In Europa wird PDF/A in verschiedenen Organisationen und Regierungseinrichtungen für die Langzeitarchivierung empfohlen oder ist zum Teil sogar durch ein Gesetz verordnet. In den USA bestehen diese Empfehlungen im Rechtssystem sowie in Bibliotheken. Diese Gebiete sind von einer Archivierung abhängig, die sicher stellt, dass elektronische Dokumente für viele Jahre reproduziert werden können - im exakt originalen Zustand, bei Verwendung unterschiedlicher Software.

PDF/A verfolgt das Ziel, Technologien so zu beschränken bzw. zu definieren, dass die Chance, dass sie auch in ferner Zukunft noch gelesen werden können, möglichst hoch ist. Daher muss eine Datei um PDF/A-konform zu sein, bestimmte ISO-Anforderungen erfüllen. Alles was benötigt wird um das Dokument präzise wiederzugeben, muss in der Datei enthalten sein, inklusive Fonts, Farbprofile, Bilder usw. Gleichzeitig ist es so, dass auch wenn eine PDF-Datei in PDF/A konvertiert werden kann, nicht alle Eigenschaften der urspünglichen PDF-Datei übertragbar sind und die PDF/A-Datei nicht verschlüsselt sein darf. In diesem Fall empfiehlt es sich statt dessen, den Zugriff auf den Speicherort zu sichern, um die Dateien zu schützen. Zusätzlich können digitale Sinaturen zur PDF/A-Datei hinzugefügt werden um die Echtheit der Datei nachweisen zu können und verifizieren zu können, dass das Dokument nach dem Signieren nicht verändert wurde.

pdfa

Die verschiedenenen PDF/A-Standards

PDF/A-1: Dies ist der ursprüngliche PDF/A-Standard, er enthält einige Einschränkungen bezüglich der Verwendung von Farben, Fonts, Anmerkungen und anderen Elementen. Es gibt zwei Varianten von PDF/A-1:
Level B (basic) und Level A (accessible).
PDF/A-1b konzentriert sich hauptsächlich auf die Erhaltung der visuellen Darstellung eines Dokuments.
PDF/A-1a fügt Funktionen hinzu, die die Zugänglichkeit des Inhalts für körperlich beeinträchtigte Personen verbessern. Seine Anforderungen beinhalten zuverlässige Textsemantik und Informationen zur Struktur um die natürliche Lesereihenfolge und logische Dokumentstruktur zu erhalten.

PDF/A-2: Dieser Standard enthält mehrere Ergänzungen wie z.B. eine JPEG 2000-Kompression, optionale Inhaltsebenen und PDF-Pakete. Er erlaubt außerdem Dateianhänge, soweit diese selbst PDF/A-1 oder PDF/A-konform sind. Während es auch für PDF/A-2 die Konformitätssstufen B und A gibt, wurde zusätzlich eine neue Variante – Level U (unicode) eingeführt. Level U sorgt dafür, dass der Text zuverlässig durchsucht und kopiert werden kann.

PDF/A-3: Der dritte Standard ist fast identisch mit PDF/A-2. Der einzige Unterschied ist, dass er es erlaubt, beliebige Dateiformate in PDF/A-konforme Dateien zu integrieren. Bei diesen beliebigen Dateiformaten handelt es sich u.a. um CSV, CAD, XML, Tabellenkalkulationsdokumente und Textverarbeitungsdokumente.

Keiner der ISO-Standards ersetzt seinen Vorgänger, und derzeitige PDF/A-Versionen werden durch kommende Entwicklungen in den PDF/A-Standards nicht veraltet sein. Es gilt immer die Voraussetzung, dass zukünftige Anwendungen zum Anzeigen von PDF-Dateien rückwärtskompatibel sein müssen. Das bedeutet, dass ältere Versionen von PDF/A weiterhin korrekt dargestellt werden können.

 

pdfcreator_pdfa_output

In PDFCreator können Sie Ihre Dateien in PDF/A-1b, PDF/A-2b und PDF/A-3b konvertieren. Mit der Möglichkeit verschiedene Profile und Drucker einzurichten, kann die Auswahl des passenden Formats für individuelle Anforderungen automatisiert und einfach in den Workflow integriert werden.

 

Unser Quick Step Guide:

Wie erstellt man PDF/A-Dokumente?

  • PDF Creator herunterladen
  • In den Profileinstellungen auf Konvertierung klicken
  • Beim Ausgabeformat PDF/A-1b, PDF/A-2b oder PDF/A-3b wählen
  • Eine PDF mit dem Profil konvertieren für die das PDF/A-Format ausgewählt wurde
  • Alternativ kann das Ausgabeformat im Druckfenster gewählt werden

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