Elektronische Rechnungsstellung: ZUGFeRD
Karina Schulz Wharwood, Kategorien:Rund um PDFIm Zeitalter der digitalen Transformation ist die elektronische Rechnungsstellung aus dem Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Durch den Verzicht auf Papierrechnungen können Unternehmen nicht nur einen Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten, sondern auch die Verarbeitung automatisieren, Fehlerquoten reduzieren und Zahlungsziele verkürzen. Ein standardisiertes Format, das sich in Deutschland und international immer mehr durchsetzt, ist die ZUGFeRD-Rechnung. Dieser Artikel befasst sich mit diesem Format der E-Rechnung, seinen Vorteilen, der Modernisierung von Finanzprozessen und seinen internationalen Pendants.
Was bedeutet ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. ZUGFeRD ist ein strukturiertes deutsches Hybrid-Rechnungsformat, das den elektronischen Austausch von Finanzdokumenten zwischen Unternehmen ermöglicht und die Einhaltung der EU-Rechnungsvorschriften sicherstellt. Es ermöglicht eine automatisierte Rechnungsverarbeitung und bleibt durch das PDF-Format dennoch für Menschen lesbar.
It integrates a machine-readable format (XML data) within a PDF, bridging the gap between manual and automated invoicing. This way, making it easier to process and manage invoices efficiently.
ZUGFeRD vereinfacht die Rechnungsstellung
Sicherheit und Compliance mit PDF/A
Die ZUGFeRD-Rechnung wird normalerweise im PDF/A -Format gespeichert, einer speziellen Form von PDF für die Langzeitarchivierung. Damit ist sichergestellt, dass die Rechnungsdaten jederzeit abrufbar sind und den Gesetzen zur digitalen Aufbewahrung entsprechen. Dies ist eine zuverlässige Option für alle, die Rechnungen über einen längeren Zeitraum sicher aufbewahren müssen.
XML-Daten einbetten
XML (Extensible Markup Language) ist eine Auszeichnungssprache und ein Dateiformat zum Speichern, Übertragen und Rekonstruieren von Daten. Sie legt Regeln für die Codierung von Dokumenten in einer Weise fest, die sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist. Durch die Einbettung der XML-Daten in die Rechnung werden diese maschinenlesbar, sodass Unternehmen ZUGFeRD XML automatisch importieren, validieren und mit ihrer Buchhaltungssoftware verarbeiten können. Außerdem entfällt die manuelle Dateneingabe, was die Fehlerquote verringert und die Effizienz erhöht.
ZUGFeRD kombiniert PDF und XML für die elektronische Rechnungsstellung
XML und PDF vereint
Das Besondere an ZUGFeRD ist die hybride Struktur, die eine XML-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten in ein PDF/A-Dokument einbettet. Das bedeutet, dass das PDF-Dokument als visuelle Darstellung der E-Rechnung dient, während das eingebettete XML die automatische Datenextraktion und die einfache Integration in Buchhaltungssysteme ermöglicht.
Vorteile von ZUGFeRD
Durch die Integration maschinenlesbarer Daten in ein PDF-Dokument entfällt die manuelle Dateneingabe, sodass weniger menschliche Eingriffe erforderlich sind.
Die E-Rechnung beschleunigt die Rechnungsverarbeitung und die Zahlungszyklen. Durch die Einbettung von XML-Daten in ein PDF-Dokument können Rechnungen ohne manuellen Eingriff automatisch eingelesen, validiert und weiterverarbeitet werden.
Ab dem 1. Januar 2025 können Unternehmen in der EU die elektronische Rechnungsstellung auf freiwilliger Basis nutzen. Ab dem 1. Januar 2026 wird die elektronische Rechnungsstellung jedoch verpflichtend. Das bedeutet, dass alle in der EU tätigen Unternehmen über ein kompatibles und einheitliches Rechnungssystem verfügen müssen.
Im Zeitalter von KI und Instant Gratification ist es wichtig, Arbeitsabläufe so effizient und schlank wie möglich zu gestalten. Die Integration von ZUGFeRD-kompatibler Software in Ihre Systeme reduziert den Zeitaufwand für die Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen.
Für diejenigen, die neben XML eine klare visuelle Darstellung bevorzugen, wird eine leicht lesbare Rechnungskopie erstellt.
Durch den Verzicht auf Papierrechnungen können Unternehmen ihren Papierverbrauch drastisch reduzieren. Dadurch werden natürliche Ressourcen geschont und Umweltbelastungen minimiert.
Die Vorteile von ZUGFeRD
Um ZUGFeRD-konforme Rechnungen erstellen zu können, benötigen Unternehmen eine Software, die XML-Daten in eine PDF-Datei einbetten kann. Unternehmen, die über eine solche Software verfügen, können den Standard einfacher umsetzen und ihre Rechnungsprozesse rationalisieren, ohne gegen Vorschriften zu verstoßen.
Weitere europäische Standards für die elektronische Rechnungsstellung
Die elektronische Rechnungsstellung ist in Europa nicht einheitlich. Die einzelnen Länder haben unterschiedliche Formate eingeführt, um den nationalen Vorschriften und Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Während einige Länder bestimmte Standards für die elektronische Rechnungsstellung vorschreiben, um steuerrechtliche Anforderungen zu erfüllen, bieten andere mehrere Optionen an, was zu einer fragmentierten Landschaft führt. Diese Vielfalt kann für grenzüberschreitend tätige Unternehmen zu Schwierigkeiten führen, da sie sich an unterschiedliche Rahmenbedingungen für die elektronische Rechnungsstellung anpassen müssen. Das Verständnis dieser Unterschiede ist für Unternehmen, die ihre Prozesse rationalisieren und die Einhaltung der Vorschriften in einer zunehmend digitalen Wirtschaft sicherstellen wollen, von entscheidender Bedeutung.
Hier eine Liste der wichtigsten Standards in Europa:
- ZUGFeRD (Deutschland/Frankreich)
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Invoicing-Format, das strukturierte XML-Daten und PDF kombiniert. Dieser duale Ansatz ermöglicht sowohl eine automatisierte Verarbeitung als auch eine manuelle Prüfung und schließt damit die Lücke zwischen traditionellen und digitalen Rechnungen.
- XRechnung (Deutschland)
Obwohl ZUGFeRD in Deutschland weit verbreitet ist, wird nicht nur dieses Format verwendet. XRechnung ist eine vollständig strukturierte XML-basierte Rechnung, die für Business-to-Government-Transaktionen (B2G) benötigt wird. Sie gewährleistet die Einhaltung der EU-Standards sowie der Anforderungen des öffentlichen Sektors in Deutschland und ist damit ein unverzichtbares Format für Unternehmen, die mit öffentlichen Stellen zu tun haben.
- Factur X (Frankreich)
In Frankreich heißt der Rechnungsstandard, der ZUGFeRD entspricht, Factur X, der ebenfalls die gleiche hybride PDF- und XML-Struktur verwendet. Es unterstützt sowohl B2B- als auch B2G-Transaktionen und ist damit eine flexible Option für Unternehmen, die die französischen Vorschriften einhalten und gleichzeitig die Interoperabilität mit deutschen Partnern wahren müssen.
- Fattura PA (Italien)
Im Gegensatz dazu hat Italien eine strenge Haltung gegenüber der elektronischen Rechnungsstellung. FatturaPA, ein vollständig XML-basiertes Format, ist für alle Transaktionen erforderlich, einschließlich B2B, B2G und B2C. Rechnungen müssen das Sistema di Interscambio (SdI) durchlaufen, eine von der Regierung kontrollierte Plattform, die Rechnungen validiert, bevor sie den Empfänger erreichen. Dieses System gewährleistet vollständige Transparenz und Steuerkonformität.
- PEPPOL (Pan European Public Procurement Online)
PEPPOL ist kein einzelnes Format, sondern vielmehr ein Netzwerk und ein Standard für die sichere elektronische Rechnungsstellung in mehreren europäischen Ländern, darunter Norwegen, Belgien, die Niederlande und Schweden. Rechnungen können mit dem PEPPOL BIS Billing Format problemlos über Grenzen hinweg ausgetauscht werden, was es zu einem wichtigen Werkzeug für den internationalen Handel macht.
ZUGFeRD ist ein fortschrittliches Format für die elektronische Rechnungsstellung, das organisierte XML-Daten mit einem herkömmlichen PDF-Dokument kombiniert, um den Prozess zu optimieren. Dieses Format bietet Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse modernisieren möchten, erhebliche Vorteile, da es die Automatisierung verbessert, die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet und die Betriebskosten senkt. Durch die Einführung von ZUGFeRD können Unternehmen im digitalen Zeitalter die Nase vorn haben, da die elektronische Rechnungsstellung in Europa immer mehr zur bevorzugten Methode wird.
FAQ
Eine ZUGFeRD-Rechnung umfasst wesentliche Informationen wie:
- Rechnungsnummer und -datum
- Angaben zu Verkäufer und Käufer
- Beschreibungen der Einzelposten
- Mengen und Preise
- Steuersätze und -beträge
- Zahlungsbedingungen
Diese Elemente sind in der XML-Datei so strukturiert, dass sie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und somit die Konsistenz und Konformität elektronischer Rechnungen in allen elektronischen Rechnungssystemen gewährleisten.
Ja, ZUGFeRD-Dateien können Anhänge enthalten. Eine XML-Rechnung kann nur einmal angehängt werden, aber PDF/A-3 erlaubt die Codierung verschiedener Dateitypen. Dazu gehören Tabellenkalkulationen, CAD-Zeichnungen, Bilder und sogar andere PDF-Dokumente. Diese Funktion zentralisiert zusammenhängende Dokumente und vereinfacht so die Aufzeichnungen und den Prüfungsprozess.
Die ZUGFeRD-Rechnungserstellung automatisiert die Datenverarbeitung, gewährleistet die Einhaltung deutscher und europäischer Standards, senkt die Kosten und ermöglicht schnellere Zahlungen. Sie verbessert die Interoperabilität über Branchen und Länder hinweg und unterstützt die Skalierbarkeit sowohl für KMU als auch für Großunternehmen.
ZUGFeRD könnte sich bei zunehmender Nutzung, insbesondere in Deutschland und Europa, zum Industriestandard für die elektronische Rechnungsstellung entwickeln. Es ist effizient und nützlich durch die Kombination von PDF und XML. Es ermöglicht Konformität und Interoperabilität und entspricht der Norm EN 16931, was es zu einem ernst zu nehmenden Format im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung macht.
System-Upgrades, neue Software und technisches Know-how zur Kombination von XML- und PDF-Formaten könnten für die Einführung von ZUGFeRD erforderlich sein. Die Interoperabilität setzt voraus, dass die Lieferanten in der Lage sind, diese Rechnungen zu verarbeiten. Obwohl eine Schulung des Personals erforderlich ist, übersteigen die langfristigen Vorteile einer vereinfachten Rechnungsstellung und Einhaltung der Vorschriften die Kosten, selbst wenn es anfängliche Schwierigkeiten gibt.
Welche der beiden Lösungen ZUGFeRD und XRechnung in Deutschland am besten geeignet ist, hängt von den rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen ab. ZUGFeRD bietet mit seinen maschinen- und menschenlesbaren Formaten Flexibilität und ist daher für B2B ideal, während für B2G XRechnung erforderlich ist. Bei der Auswahl sollten Elemente berücksichtigt werden, die sowohl die Compliance als auch die digitale Transformation unterstützen, wie z. B. Automatisierung, internationale Kunden und Integration.
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