Elektronische Rechnungsstellung: ZUGFeRD
Karina Schulz Wharwood, Kategorien:Rund um PDFIm Zeitalter der digitalen Transformation kann die elektronische Rechnungsstellung nicht mehr als zukünftige Entwicklung diskutiert werden, sondern muss als wesentlicher Bestandteil des Geschäfts behandelt werden. Durch den Verzicht auf Papierrechnungen können Unternehmen nicht nur einen Beitrag zum Wandel hin zu einer nachhaltigeren Lebensweise leisten, sondern auch die Verarbeitung automatisieren, die Fehlerquote senken und die Zahlungsfristen verkürzen. Ein standardisiertes Format, das sich in Deutschland und international immer mehr durchsetzt, ist ZUGFeRD. Dieser Artikel befasst sich mit diesem Format, seinen Vorteilen, der Modernisierung von Finanzabläufen und seinen internationalen Pendants.
ZUGFeRD aufschlüsseln
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forum Electronic Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein strukturiertes deutsches Hybrid-Rechnungsformat, das den elektronischen Austausch von Finanzdokumenten zwischen Unternehmen ermöglicht und die Einhaltung der EU-Rechnungsstellungsvorschriften gewährleistet. Es ermöglicht eine automatisierte Rechnungsverarbeitung und bleibt durch das PDF-Format dennoch für Menschen lesbar.
Es integriert ein maschinenlesbares Format (XML-Daten) in ein PDF und schließt so die Lücke zwischen manueller und automatisierter Rechnungsstellung. Auf diese Weise wird die effiziente Verarbeitung und Verwaltung von Rechnungen erleichtert.
Rationalisierung der Rechnungsstellung mit ZUGFeRD
Sicherheit und Konformität mit PDF/A
ZUGFeRD-Rechnungen werden in der Regel im PDF PDF/A Format gespeichert, einer speziellen Form von PDF, die für die Langzeitarchivierung konzipiert ist. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnungsdaten jederzeit zugänglich sind und den Gesetzen zur digitalen Aufbewahrung entsprechen. Dies macht es zu einer zuverlässigen Option für alle, die Rechnungen über einen längeren Zeitraum hinweg sicher aufbewahren müssen.
XML-Daten einbetten
XML (Extensible Markup Language) ist eine Auszeichnungssprache und ein Dateiformat zum Speichern, Übertragen und Rekonstruieren von Daten. Sie legt Regeln für die Kodierung von Dokumenten in einer Weise fest, die sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist. Durch die Einbettung der XML-Daten in die Rechnung werden diese maschinenlesbar, sodass Unternehmen ZUGFeRD XML automatisch importieren, validieren und mit ihrer Buchhaltungssoftware verarbeiten können. Außerdem entfällt die manuelle Dateneingabe, was die Fehlerquote verringert und die Effizienz erhöht.
ZUGFeRD kombiniert PDF und XML für eine nahtlose elektronische Rechnungsstellung
Kombination von XML und PDF
Das Besondere an ZUGFeRD ist seine hybride Struktur, die eine XML-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten in ein PDF/A-Dokument einbettet. Das bedeutet, dass das PDF-Dokument als visuelle Darstellung der Rechnung dient, während das eingebettete XML eine automatische Datenextraktion und eine nahtlose Integration in Buchhaltungssysteme ermöglicht.
Vorteile von ZUGFeRD
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen beschleunigt die Rechnungsbearbeitung und die Zahlungszyklen erheblich. Durch die Einbettung von XML-Daten in ein PDF-Dokument können Rechnungen automatisch gelesen, validiert und verarbeitet werden, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Ab dem 1. Januar 2025 können Unternehmen in der EU freiwillig mit der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung beginnen. Ab dem 1. Januar 2026 wird sie jedoch zu einer verbindlichen Norm. Dies würde bedeuten, dass alle in der Europäischen Union tätigen Unternehmen über ein kompatibles und einheitliches Rechnungsstellungssystem verfügen werden.
Im Zeitalter von KI und Instant Gratification ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Arbeitsabläufe so effizient und straff wie möglich gestaltet werden. Die Integration von Software, die die Aufnahme der ZUGFeRD-Automatisierung in ihre Systeme ermöglicht, wird den Zeitaufwand für die Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen verringern.
Es erstellt eine leicht lesbare Kopie der Rechnungen für diejenigen, die es vorziehen, neben der benötigten XML-Version noch eine klare visuelle Darstellung zu sehen.
Die Vorteile von ZUGFeRD
Um ZUGFeRD-konforme Rechnungen zu erstellen, müssen Unternehmen Software verwenden, die XML-Daten in eine PDF-Datei einbetten kann. Diejenigen, die über die richtige Software verfügen, die diese Funktion unterstützt, können den Standard leichter umsetzen und ihre Arbeitsabläufe bei der Rechnungsstellung rationalisieren, ohne die Vorschriften zu verletzen.
Vergleich mit anderen europäischen E-Invoicing-Standards
Die elektronische Rechnungsstellung in Europa ist keine Einheitslösung für alle. Die einzelnen Länder haben unterschiedliche Formate eingeführt, um den nationalen Vorschriften und Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Während einige Länder spezifische E-Invoicing-Standards für die Einhaltung der Steuervorschriften vorschreiben, bieten andere mehrere Optionen an, was zu einer fragmentierten Landschaft führt. Diese Vielfalt kann für grenzüberschreitend tätige Unternehmen Schwierigkeiten mit sich bringen, da sie sich an unterschiedliche Rahmenbedingungen für die elektronische Rechnungsstellung anpassen müssen. Das Verständnis dieser Unterschiede ist für Unternehmen, die ihre Prozesse rationalisieren und die Einhaltung von Vorschriften in einer zunehmend digitalen Wirtschaft sicherstellen wollen, von entscheidender Bedeutung.
Hier eine Liste der wichtigsten Standards in Europa:
- ZUGFeRD (Deutschland/Frankreich)
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Invoicing-Format, das strukturierte XML-Daten und PDF kombiniert. Dieser duale Ansatz ermöglicht sowohl eine automatisierte Verarbeitung als auch eine manuelle Überprüfung und überbrückt so die Kluft zwischen traditionellen und digitalen Rechnungen.
- XRechnung (Deutschland)
Obwohl ZUGFeRD in Deutschland weit verbreitet ist, wird nicht nur dieses Format verwendet. XRechnung ist eine vollständig strukturierte XML-basierte Rechnung, die für Business-to-Government-Transaktionen (B2G) erforderlich ist. Es gewährleistet die Einhaltung sowohl der EU-Normen als auch der Anforderungen des öffentlichen Sektors in Deutschland und ist damit ein unverzichtbares Format für Unternehmen, die mit staatlichen Stellen zu tun haben.
- Factur X (Frankreich)
In Frankreich heißt der Rechnungsstandard, der ZUGFeRD entspricht, Factur X, der ebenfalls die gleiche hybride PDF- und XML-Struktur verwendet. Es unterstützt sowohl B2B- als auch B2G-Transaktionen und ist damit eine flexible Option für Unternehmen, die die französischen Vorschriften einhalten und gleichzeitig die Interoperabilität mit deutschen Partnern wahren müssen.
- Fattura PA (Italien)
Im Gegensatz dazu hat Italien eine strenge Haltung gegenüber der elektronischen Rechnungsstellung. FatturaPA, ein vollständig XML-basiertes Format, ist für alle Transaktionen erforderlich, einschließlich B2B, B2G und B2C. Die Rechnungen müssen das Sistema di Interscambio (SdI) durchlaufen, eine von der Regierung kontrollierte Plattform, die die Rechnungen validiert, bevor sie die Empfänger erreichen. Dieses System gewährleistet vollständige Transparenz und Steuerkonformität.
- PEPPOL (Pan European Public Procurement Online)
PEPPOL ist kein einzelnes Format, sondern vielmehr ein Netzwerk und ein Standard für die sichere elektronische Rechnungsstellung in mehreren europäischen Ländern, darunter Norwegen, Belgien, die Niederlande und Schweden. Rechnungen können mit Hilfe des PEPPOL BIS Billing-Formats problemlos grenzüberschreitend ausgetauscht werden, was es zu einem unschätzbaren Werkzeug für den internationalen Handel macht.
ZUGFeRD ist ein fortschrittliches E-Invoicing-Format, das organisierte XML-Daten mit einem herkömmlichen PDF-Dokument kombiniert, um den Prozess zu optimieren. Dieses Format bietet Unternehmen, die ihre Rechnungsverfahren aktualisieren möchten, einen erheblichen Vorteil, da es die Automatisierung verbessert, die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet und die Betriebskosten senkt. Durch die Einführung von ZUGFeRD können Unternehmen im digitalen Zeitalter die Nase vorn haben, da die elektronische Rechnungsstellung in Europa immer mehr zur bevorzugten Methode wird.
FAQ
- Rechnungsnummer und -datum
- Angaben zu Verkäufer und Käufer
- Beschreibungen der Einzelposten
- Mengen und Preise
- Steuersätze und -beträge
- Zahlungsbedingungen
Diese Elemente sind in der XML-Datei so strukturiert, dass sie mit der europäischen Norm EN 16931 übereinstimmen, wodurch Konsistenz und Konformität der elektronischen Rechnungen in allen elektronischen Rechnungssystemen gewährleistet ist.
Ja, ZUGFeRD-Dateien können Anhänge enthalten. Eine XML-Rechnung kann nur einmal angehängt werden, aber PDF/A-3 erlaubt die Kodierung verschiedener Dateitypen. Dazu gehören Tabellenkalkulationen, CAD-Zeichnungen, Bilder und sogar andere PDF-Dokumente. Diese Funktion zentralisiert zusammenhängende Dokumente und vereinfacht so die Aufzeichnungen und den Prüfungsprozess.
Die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen automatisiert die Datenverarbeitung, gewährleistet die Einhaltung der deutschen und EU-Normen, senkt die Kosten und ermöglicht schnellere Zahlungen. Sie verbessert die Interoperabilität über Branchen und Länder hinweg und unterstützt die Skalierbarkeit sowohl für KMU als auch für große Unternehmen.
Angesichts der zunehmenden Nutzung, insbesondere in Deutschland und Europa, könnte sich ZUGFeRD zum Industriestandard für die elektronische Rechnungsstellung entwickeln. Es ist effizient und nützlich durch die Kombination von PDF und XML. Sie ermöglicht Konformität und Interoperabilität und entspricht der Norm EN 16931, was sie zu einem ernstzunehmenden Konkurrenten im Bereich der digitalen Rechnungsstellung macht.
System-Upgrades, neue Software und technisches Know-how zur Kombination von XML- und PDF-Formaten könnten für die Einführung von ZUGFeRD erforderlich sein. Die Interoperabilität setzt voraus, dass die Lieferanten in der Lage sind, diese Rechnungen zu verarbeiten. Obwohl eine Schulung des Personals erforderlich ist, übersteigen die langfristigen Vorteile einer vereinfachten Rechnungsstellung und Einhaltung der Vorschriften die Kosten, selbst wenn es anfängliche Schwierigkeiten gibt.
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